Búsqueda de la respuesta
Si Usted es parte de una Empresa Operadora de
Casinos conoce la necesidad de tomar decisiones en el día a día basándose
en información confiable obtenida rápida y fácilmente
Para ello la organización debe disponer de
herramientas de gestión operativa que permitan la carga online de los datos
generadores de esa información.
Mas aún, si el objetivo de la organización es posicionarse en los lugares de
liderazgo del mercado actual deberá disponer de medios para transformar
datos corporativos de BackOffice en información útil para la toma de
decisiones empresariales y que imprescindiblemente deben ser efectivas
frente a la competencia.
Aquí es
donde entran en juego las herramientas de informática.
En definitiva Usted ya ha detectado que la
necesidad de la Empresa es contar con un Sistema Informático de Gestión
Online.
Ya tiene la respuesta..... pero de inmediato surge una nueva pregunta ¿cual?
Evidentemente toda toma de decisiones implica
aceptar un riesgo, lo indudable es que el objetivo es minimizar ese riesgo.
Permítame, entonces, acercarle algunas sugerencias para ayudarlo en la
materialización de esta idea.
Acerca de los procesos de
selección e implementación del Sistema
Seleccionar e
implementar un Sistema Informático de Gestión Online es un compromiso
significativo para toda la Organización y
forma parte de un proceso que
requiere planificación y dirección para lograr un proyecto exitoso dentro
de las necesidades establecidas y el presupuesto de inversión estimado.
Tal iniciativa debe estar
alineada con la estrategia comercial de la Empresa por lo cual el primer
paso es identificar, priorizar y definir necesidades para fundamentar la
razón que motivará el cambio profundo en la gestión al introducir el nuevo
Sistema Informático.
La oferta actual del
mercado es muy amplia, con productos que ofrecen gran variedad de módulos y
prestaciones. El objetivo de este artículo no es analizarlos en particular
sino mas bien trazar lineamientos generales que lo
ayuden en la selección e implementación.
Independientemente de
factores fundamentales como son el precio del producto, el modelo de
licencia y la probada seriedad de la empresa oferente, desde un punto de
vista técnico podemos comenzar por considerar que el Sistema debe estar
constituido básicamente por los siguientes subsistemas:
·
Sistema
operativo capaz de realizar la
captura masiva online de datos y su almacenamiento en una base de datos a
través de aplicaciones sencillas de operar y adecuadas a las necesidades
particulares en cada posición de entrada de datos.
· Sistema táctico que soporte los
procedimientos internos de la gestión diaria y facilite las consultas sobre los datos
almacenados con el fin de proporcionar informes a los niveles intermedios
de la organización.
· Sistema estratégico capaz de
proporcionar a la dirección información proveniente de diferentes fuentes
de datos que, al ser analizada en forma intuitiva, pueda ofrecer una visión
global para ser compartida y distribuida a todos los departamentos de la
empresa con el fin de hacer sus trabajos lo más eficiente posible.
Quiero detenerme en este último punto en el cual
claramente estoy haciendo referencia al uso de herramientas de BI (Business Intelligence). En
general son programas desarrollados por terceros (ó partners)
que para algunos productos ofrecidos en el mercado vienen integrados como
una aplicación más.
Por tratarse de herramientas de análisis muy
poderosas es recomendable evaluarlas en particular y también buscar otras
alternativas hasta encontrar la que más se adapte a las necesidades de la
Organización. Un buen Sistema Informático de Gestión Online debe soportar
el uso de estas herramientas elaboradas por terceras partes, y será un buen
ejercicio para la Organización elegirla en forma paralela a la selección
del sistema.
Disponer de buenas herramientas para nada sirve si
la materia prima es mala ó insuficiente. La calidad e integración de los
datos capturados y almacenados por el Sistema deben estar establecidos por una arquitectura que garantice la
seguridad lógica y física en todos los componentes de hardware y software.
En esta línea de razonamiento deben ser
requerimientos altamente deseables la inalterabilidad de la información, la
auditabilidad de todos los procesos y el control
con trazabilidad de los log-in de usuarios.
Para los procesos internos que estén involucrados
en la operatoria diaria los usuarios deben contar con entornos amigables en
su idioma, herramientas para elaboración de reportes y módulos del Sistema que hacen al
seguimiento de todas las actividades involucradas en la operación del
casino.
He mencionado la captura de datos dando por
sentado que en ellos están incluidos los eventos pues, dentro del
subsistema operativo, un requerimiento fundamental a considerar es la
capacidad del Sistema en la captura
y gestión de los eventos.
Será necesario analizar detalladamente que eventos
detecta y como los procesa con el fin de evaluar la aptitud que posee para
monitorearlos automáticamente en tiempo real y dar alarmas ante situaciones
críticas de la operación.
También la visualización de eventos online a
través de esquemas ó gráficos activos es una propiedad a investigar durante
el proceso de selección.
El Sistema debe tener capacidad tecnológica como para
permitir el acceso local y remoto a través de todas las plataformas
posibles que hoy propone la tecnología (wireless, intranet, telefonía fija y móvil, SMS, ITV, SMS-TV,
Internet, GPRS, etc)
Ya entrando en
el análisis de pautas para el proceso de implementación, el grado de
escalabilidad que ofrece el Sistema es una de las prestaciones esenciales a
tener en cuenta y se dimensiona a través de los módulos que lo componen y
el grado de integración que presentan.
Estos están fundamentalmente vinculados a
la gestión operativa por lo que en general no es aconsejable instalar un
sistema completo de una sola vez, mas aún si para la organización es su
primera experiencia con un sistema online.
La modularización debe ser adecuada al modelo de operación
pues particularidades operativas pueden requerir necesidades diferentes en
salas diferentes. Es probable que se
presenten casos de implementación donde no haya necesidad de algunos
módulos.
No obstante, la escalabilidad no debe ser un
condicionante para los otros subsistemas antes mencionados. Es decir que la
instalación del módulo mínimo debe permitir el uso de herramientas
informáticas tales como el reporting, query o consulta,
análisis, cuadros de mando, alertas, etc. a escala local y remota porque,
como hemos visto, habrá necesidad corporativa en el uso del Sistema.
Al evaluar los requerimientos de infraestructura y
equipamiento (hardware, Servers, Workstation,
cableados, UPS, periféricos, etc) se deben
comparar los productos en su versión de instalación completa, pues aunque
este propósito no vaya a ser alcanzado en una primera etapa evitará
ampliaciones de presupuesto significativas durante el avance del proyecto..
En este punto no olvide evaluar las licencias de
terceros necesarias (SO, motor de DB, protocolos de comunicación, etc) no incluidas en los Sistemas que le ofrecen pero
necesarias para su funcionamiento.
Cada empresa
oferente deberá demostrar en forma fehaciente la capacidad de su
producto en comunicarse con slots y máquinas
multipuestos a través de los protocolos existentes en el mercado (SAS, BOB,
S2S, etc) y aún también con máquinas que no
posean comunicación serie. Es conveniente incluir los dispositivos
periféricos (contadoras, balanzas, impresoras, etc)
en este proceso.
El conocimiento de los tiempos de instalación, setup y puesta en marcha del sistema hasta alcanzar el golive son datos necesarios para acordar el planning
y la asignación de recursos humanos.
Dejé para el final el tema manuales, training y
soporte porque son factores decisivos para tener en cuenta durante la
selección. No deben existir dudas respecto de la calidad cuantitativa y
cualitativa de estos ítems, de ellos dependerá el éxito en el uso del sistema
y son servicios que deben estar disponibles antes de la compra, en la
implementación y durante el uso.
Acerca de la organización interna de la Empresa
¿Cuales son otros factores
que influirán en el éxito del proyecto?
Ya detectó la
necesidad de contar con un Sistema Informático de Gestión Online y
seguramente la Organización seleccionará el mejor producto para la Empresa.
Usted ha
propuesto un cambio y debe capitalizarlo evitando que sea resistido y peor
aún ignorado. Maneje el proyecto en todo momento dentro de un proceso
ordenado y prolijo, de ello dependerá que salga exitoso.
Comience por
obtener patrocinador para el proyecto en el mas
alto nivel ejecutivo de la Empresa.
Involucrar
Ejecutivos con poder de decisión facilitará la solución de importantes
problemas tales como difundir la visión para el cambio y obtener los
recursos necesarios.
Construya
consenso formando un equipo de trabajo con participación de todas las áreas
afectadas. Cada departamento que cuente con futuros usuarios del sistema
debe tener al menos un representante asignado al proyecto.
Es fundamental
designar un Project Manager con dedicación exclusiva a tiempo completo
durante los procesos de selección, implementación y post implementación
hasta alcanzar el golive del Sistema y asegurar
la capacitación de los usuarios. Elija un profesional externo ó interno con
experiencia en proyectos y probados conocimientos técnicos.
Asegure la
comunicación entre departamentos. Exija un planning detallado que permita
manejar el presupuesto dentro del cronograma programado.
No deje de
diseñar un plan de contingencias que prevea entre un 5 y un 10% mas de gastos respecto del presupuesto originalmente
planeado. Con ello obtendrá flexibilidad ante situaciones imprevistas
Recuerde en todo momento
que Usted es el impulsor del cambio y no dude en obtener soporte de
consultoría externa porque el proyecto lo justifica. Los proyectos más
exitosos son aquellos en los que participan asesores externos, trate de
optimizar o adecuar su colaboración a las necesidades y características de
la Organización.
Por último mi recomendación para toda la
Organización es que al decidir él ó los proveedores del Sistema tengan en
cuenta que las etapas de compra e implementación tienen principio y fin, en
cambio el uso del Sistema tiene principio pero no debería tener fin.
Por el contrario, la utilización del mismo ebe ser evolutiva alimentada por un proceso de
optimización constante y ello está íntimamente ligado con la seriedad de
las Empresas proveedoras y los acuerdos comerciales alcanzados.
Haber encontrado una respuesta afirmativa a la
pregunta inicial le asegura estar en el camino correcto, para las etapas
siguientes le deseo el mayor de los éxitos y espero que estas reflexiones
lo ayuden.
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